62 Temuan Jelang Audit Eksternal

Rapat Tinjauan Manajemen

Jelang Audit Eksternal  Serfifikasi ISO 9001:2008 yang akan dilaksanakan pada 8 dan 9 April mendatang ternyata terdapat 62 temuan hasil Audit Mutu Internal (AMI) yang digeber selama 2 hari pada Selasa dan Rabu lalu (19,20/3). 

Ini dikemukakan oleh Kepala Bagian Umum selaku Wakil Manajemen Mutu (WMM), bapak Dr H Agus Djaja dalam Rapat Tinajauan Manajemen (RTM) yang dihelat pada Selasa (3/4) siang di ruang sidang utama PPPPTK TKPLB BANdung. Dari 58 temuan, sebanyak 58 temuan sudah ditindaklanjuti sedangkan empat temuan dibahas bersama dalam RTM yang langsung dipimpin Kepala PPPPTK TK PLB Bandung, bapak Drs E Nurzaman AM MSi MM.

"Semakin banyak temuan semakin bagus, Itu membuat diri kita bercermin dahulu sebelum audit eksternal tiba. Lebih baik bermandi keringat dalam latihan daripada mandi darah saat pertempuran," ujar Bapak Agus Djaja.

Empat temuan yang dibahas dalam RTM diantaranya tentang tingkat kehadiran pegawai yang masih ada pelanggaran, matriks kompetensi yang belum ter-update, lemari arsip serta masa aktif arsip inaktif yang belum baik penanganannya. Poin kehadiran pegawai menjadi fokus perhatian dalam RTM.

"Dari akumulasi kehadiran, masih adanya pelanggaran ketidakhadiran pegawan yang melebihi lima sampa sepuluh hari tanpa keterangan jelas. Hal ini bertentangan dengan klausul 6.2.2 ISO 9001:2008," terang bapak Agus Djaja.

Menyikapi hal ini, tentu tindakan korektif segera dilakukan. Antara lain dengan membuat berita acara atau BAP. Solusi dari Kapus (Kepala Pusat, red), BAP sendiri diperhalus agar tidak terkesan seperti tindak pidana yang terjadi di instansi kepolisian. "Apapun namanya, yang penting pegawai yang tidak hadir harus memberikan keterangan dengan jelas pada pihak kepegawaian. Tidak cukup hanya finger print saja, semua pegawai harus ada di ruangan," tegas Pak Nurzaman.

Mengenai Audit Eksternal yang tinggal beberapa hari lagi, bapak kapus juga berpesan agar seluruh jajaran manajemen dan juga seluruh pegawai untuk dapat bertekad mempertahankan sertifikat ISO yang telah diraih. "Lebih baik tidak dapat dari awal daripada harus dicopot sertifikatnya," tambahnya.

Bapak Kapus juga mengajak kepada seluruh karyawan agar tidak hanya memperhatikan klausul ISO yang ada secara tertulis saja. Kepuasan pelanggan, khususnya peserta diklat serta pelayanan yang kecil-kecil di lingkungan kantor jg harus menjadi fokus perhatian karyawan. "Jangan yang di sasaran mutu saja yang jadi fokus utama. Semua yang bisa kita perbaiki dan lakukan untuk kebaikan lembaga harus kita lakukan," ajaknya.

Tentunya dengan ditemukannya sejumlah temuan yang cukup banyak akan menjadikan lembaga semakin siap menyongsong audit eksternal. Bukan perkerjaan mudah mempertahankan sertifikasi ISO, namun jika semua saling bekerjasama dan bahu membahu menciptakan iklim kerja yang kondusif bukan tidak mungkin prosedur-prosedur yang telah ditetapkan dapat dijalankan dengan baik hingga sasaran mutu yang ditargetkan dapat tercapai. Tentunya, ganjaran sertifikasi ISO yang sudah diraih jangan sampai terhapus